Tip 1: Besteed debiteurenbeheer uit
Het maken en opvolgen van je facturen is vaak tijdrovend werk en niet prettig om te doen. Een ondernemer wil zich graag richten op wat hij echt leuk vindt en doen waar hij echt goed in is. Debiteurenbeheer in eigen beheer of hiervoor iemand aannemen, is vaak erg duur. Daarom is het verstandig het debiteurenbeheer uit te besteden aan een professionele partij. Straetus is hierin gespecialiseerd en kunnen het gehele traject overnemen. Wij richten het debiteurenbeheer geheel naar wens in, de klant merkt hier niks van.
Tip 2: Vraag een creditcheck aan
Wanbetalers ontstaan niet in één dag! In de meeste gevallen zijn ze structureel en doen zij dit niet zonder reden. Wij van Straetus vinden het niet fijn dat u als ondernemer voor risicovolle situaties komt te staan. Controleer een nieuwe opdrachtgever of voor grote opdrachten vooraf, weet wat je kunt verwachten en weet wie je klanten zijn. Vraag een creditcheck aan en ontdek het financiële gedrag van je klant. Zo voorkom je problemen met de betaling!
Tip 3: Maak de aanmaning klantvriendelijk
Mensen vinden het niet prettig om aangesproken te worden op hun gedrag. Als ze het gevoel hebben te worden aangevallen, gaat gelijk de rem erop. Dit gebeurd ook als ze een dreigende aanmaning ontvangen. Een klantvriendelijke aanpak werkt veel beter. Een wanbetaler schrik je niet af met een eerste aanmaning, die wacht vaak op de tweede herinnering. Zorg er dus voor dat je de aandacht trekt op een persoonlijke en klantvriendelijke wijze. Wij kunnen ook de laatste aanmaning versturen. Dit kan op uw briefpapier, maar ook met een incasso tintje.
Tip 4: Verstuur op tijd je factuur
Geef wanbetalers niet de kans de factuur later te betalen! Bij het niet tijdig van het sturen van de factuur, ben jezelf verantwoordelijk voor uitstel gedrag van je klant. Als je een product of dienst hebt geleverd, hoe lang wacht je dan met het versturen van je factuur? Wacht je nog tot het einde van de maand of stuur je hem vandaag nog op? Debiteuren moet je niet de gelegenheid geven tot uitstelgedrag. Als jij wacht, maken zij hier gretig gebruik van. Controleer of jouw factuur aan de wettelijke richtlijnen voldoet.
Tip 5: Bellen en krijg uw geld sneller
Ondernemers komen vaak te laat in actie als het gaat om het nabellen van de openstaande posten. Dit een belangrijk onderdeel om de factuur tijdig te vorderen. Het beste is, om zelfs voor het verstrijken van de termijn nog even contact te hebben met de debiteur. Vraag of alles naar wens is, of ze de factuur hebben ontvangen en dat hij correct is. Vergeet niet op een klantvriendelijke manier te vragen wanneer hij betaald wordt. Je wilt voorkomen dat jouw factuur op de bewuste ‘stapel’ terecht komt. Zo blijft je in contact met de klant en misschien resulteert het belletje wel in nog een bestelling. De klanten waarderen dit echt!
Tip 6: Laat de debiteur weten waar hij aan toe is
Leg jij alle gemaakte afspraken vast over een gemaakte betalingsafspraak? Het is belangrijk om afspraken vast te leggen en je klant hierover te informeren. Dit kan per mail of per brief, hou het kort en hou voor jezelf één systeem aan om het overzichtelijk te houden. Hij moet weten waar hij aan toe is en dat je serieus bent. Als de gemaakte afspraken niet worden nagekomen, deel ze mede dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau en vermeld dat bijkomende kosten voor de debiteur zijn.
Tip 7: Breng wettelijke handelsrente in rekening
Je mag als ondernemer volgens artikel 119 van het Burgerlijk Wetboek de wettelijke handelsrente in rekening brengen bij het uitblijven van een betaling. Je bent wel verplicht de debiteur hiervan op de hoogte te brengen. De rente komt bovenop het gefactureerde bedrag. Bij veel wanbetalers schrikt dit af en vorder je sneller de achterstallige betaling.
Door: Ramon van Kasteele, Straetus Brabantse Wal.